阅读材料。有的时候一篇论文、一篇管理学的论述、一些背景资料或一些报表，都可以帮助与会者提前获得类似的视野，从而节省会议的时间。基于文本的对话是很多的机构证明过行之有效的讨论方式。基于一个（哪怕是错误的）文本的讨论，更容易让大家对于基本概念达成一致，不至于离题过远，或花费宝贵的会议时间来达成概念和定义上的一致。

议题和材料。若有动议，建议把动议和支持材料会前发出，以便于参会者在参会之前就可以根据材料做出同意或反对的决定。如此，会议的讨论环节会更加高效。

其他功课。还有任何其他的功课，比如了解某话题的具体细节，某人提前对于某种状况的总结和陈述等，都可以在会前提出。

　　会前准备的基本理念是，通过少数人，或全部参会者会前的准备，可以大幅减少开会中的时间损耗，从而提高参会效率。

　　为了强制会前准备，我们常用的办法是在正式会议中加入3分钟的考试环节。虽然现在还没有公司级别的惩罚措施，j2直播，但是考试环节的确极大地促进了会前准备的完成率。

　　*图片来源：壹伴

　　会议的角色

　　角色，这也是要在会议筹划中必须体现规划的。

　　若没有任何的规划，会议的所有参与者都会像参加所有的会议一样安静舒适地窝在会议室的一角，看似勤奋实则是一个休息的好时机。我们对这种现象坚决说不。通过角色的设定，可以让每个人紧张起来。如下是百姓网历史上常用的角色：

　　主持人（必须）。主持人正常情况下就是发起者。主持人的角色是明确会议目标、限制条件、议程和角色（就是会议的前5分钟的工作），在讨论的时候确保讨论按照会议的限制条件、角色和目标进行。主持人可以不参与讨论，只有当讨论跑偏的时候才需要干预。

　　此外，主持人还有一个最重要的角色就是严格按照议程的时间来组织讨论，并在每个部分的一半时间，还有3分钟，和时间到的时候给出提示。刚开始开会的时候一定会出现时间不够的情况，这时建议严格按照时间结束。这是在用一两个会议的失败为代价，推动整个组织向更好的议程安排、更好的会议准备、更加高效的讨论方向前进。

　　动议者（可选）。大多数的会议，尤其是决策会议，需要一个动议者。这个动议者负责提供动议以及支撑的资料。对于决策会议，决策人的任务根本上就是给出同意或者反对二选一的选择而不需要给出更多的结论。

　　参与者／决策者（必须）。若需要一个人或者多个人决策，则要明确地在会议的邀请中指出。若是没有，则是所有参与者共同决策。会议召集者需要明确决策的流程（全票还是多数，还是2/3等），确保在后者的情况下进行决策更高效。

　　旁观席（可选）。旁观席的作用是为了培训和传承。为了会议的效率，旁观席的要求是，从会议开始到结束，旁观席必须如壁纸一样的安静。只有听的权利没有发出任何声响的权利。旁观席的设立是为了让相关团队成员熟悉决策流程，获取信息，准备下一次参与会议的培训环节。旁观席的设立保证了组织的传承，当旁观一定次数之后可以考虑在会议组织者的安排下正式参与会议。

　　记录员（必须）。记录员负责做会议记录，并且在会议的当天（百姓网规定是会议发生日的24:00之前，超过24:00的情况需要向与会者发不少于100块的红包。）向与会者发出会议记录且在Tower系统中归档会议记录。

　　计时员（可选）。在会议时间敏感的情况下可以指定计时员。通过把主持人的一部分工作外包，可以让主持人专注在内容上，同时提高参会者的参与度。

　　如上就是百姓网开会的基本方式，包括了会议的目的、限制条件、议程、会前准备和角色。你若是觉得有任何部分可以改进或增删，请立刻改动就好。就如公司的大多数的机制一样，我们反对固化的流程。如上列举的是按照尽可能完善的角度进行的，即便是我召开的会议也不见得所有的部分都俱全。