很多时候纸质资料需要随身携带、随时拿取，可是如果纸质资料很多，携带起来可能很占用空间，要拿取时也不一定方便，甚至反覆地拿取有可能让纸质资料很快地磨损。

　　这时候，或许可以试试看这样的 电子与纸质并行的方法：最重要的纸质资料，当然还是可以携带在身上，因为一来多一道保险（以免电子装置没电或故障），二来少量的纸质资料要取出就方便得多。

　　但是其他琐碎的纸质资料，则可以电子化，用电子装置来随身携带，当资料在电子装置中，它们不会多占用实体空间与重量，可以携带所有资料都不怕增加背包负担。而要取用时，只要搜索就能很快找到。

　　例如我用 Evernote 来整理出国旅行、婚礼计划的大量纸质资料，正是为了这个便利性。

　　5. 让纸质资料更容易被搜索与拿取

　　为什么我说纸质资料电子化后更好拿取呢？像是家中会有很多单据、说明书、帐单、点菜单、个人文件等等「偶尔会使用到」的纸质资料。

　　如果用纸质收纳，就是每一次要使用时，都要走去收纳的地方，把它们翻出来，然后才能使用。但是如果这时候我不在家里、不在收纳的地方时怎么办？

　　所以我就把这些纸质资料全部电子化，直播，放入电子笔记中，并且加上以后可以快速搜索找到的关键字。

　　例如「某某某的护照」、「某家店的点菜单」、「某个家电的说明书」，以后偶尔要用时，只要搜索关键字便能找到，而且在电子笔记上就能查看，不用去收纳的地方拿取。

　　这样的家居收纳方法，真的节省了我自己不少的时间。

　　6. 减少纸质资料输入输出的步骤

　　最后，在工作流程上我也会尽可能去减少需要使用到纸质的环节。例如要传真一份文件，j2直播，我可以在自己这边使用「云端传真」，这样我就只要用电子资料传送，就能传到对方的实体传真机。

　　或者当对方传给我一份电子文件，要我打印出来并在上面签名然后回头传真给他时，我一定不会打印出来，而是直接使用电子文件签名的方式，直接回信给他即可。

　　这样一来，我这边就可以减少不少纸质资料要输出输入的步骤，也节省工作琐事的时间。

　　以上，就是我觉得简单的电子方法，可以带来提升的纸质资料整理效率。并不是说不需要纸质资料，或是不需要纸笔记录，而是可以跟数码方法搭配，就能带来更大的整理效率。

　　文章授权转自「電腦玩物」，原文链接：

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　　想把所有资料都电子化，随时都能看。