每一次沟通都需要做相应的准备，例如一些数据的准备，一些沟通对象的背景调查，一些可选方案的准备。如果你想找开发负责人沟通提升研发质量，那么就得提前准备最近几个版本的bug情况，以及几个版本之间的质量差别，以及一些改进措施的备选方案等。没有准备的沟通，往往会冗长，而且难以得出结论。许多项目中的沟通都有这个问题。

谨记沟通的目的

每一次的沟通都是带有明确的目的。沟通的过程中，这个目的必须贯穿始终。日常沟通中有几种常见的情况，很容易影响目标的达成。

第一种是关于沟通主题在沟通中改变。举个栗子：在测试阶段，QA发现交互的变更只通知了开发，开发这么做了，但是QA并不知道，而且策划和项目经理等其他角色也不知道。这个时候，项目经理觉得有必要召集相关的人沟通一下对于这一次变更我们的处理方式，是接受呢还是拒绝。结果在沟通过程中一些同学的沟通方向就变成了责怪交互同学没有按照变更流程进行以及变更流程该如何改进。这显然就偏离了我们最初的沟通目的。这个时候项目经理就要立刻进行纠正，回到最初的议题上来。

关于如何纠正，我们可以首先肯定大家现在讨论的问题是很有价值的，但是由于目前还有一些工作没有提前准备，现在讨论起来效率不高，而且目前最紧急的应该是这次沟通的目的，所以建议我们先把大家要讨论的问题记下来，安排专门的讨论，当前先回到本次沟通的目的上来。

另一种情况就是情绪。当人在沟通过程中进入了情绪中，那么他往往就会忘记沟通的目的。作为一次沟通的owner，首先要观察到沟通对象的情绪，如果沟通对象进入了情绪中，我们可以采取一些措施来缓解当时的气氛：

1.强调共同目的：寻找到本次对话双方共同的目的，atv，强调我们的沟通只是为了达到这样一个目的，并不是对对方找个人有不满。

2.保持尊重：我们在沟通中用到的语言或者身体语言都要注意，避免出现一些不恰当的词语或者有一些不礼貌的举动。要向对方显示足够的真诚和尊重。不管是大人还是孩子，当感到被尊重和被理解的时候，就会很容易平复心情，重新回到对话的状态中来。

3.及时道歉：如果说自己的一些语言或行为导致了对方情绪激动，我们可以直言道歉，例如可以真诚的说：不好意思，我刚刚说话的语气重了点。承认自己的错误或者适当的示弱，都会让对方觉得你对这次沟通的诚意。

4.当自己有情绪的时候该如何处理。一些时候除了对方，自己也很容易陷入情绪当中，当自己陷入到情绪中中我们可能就无法再关注到上一个点钟讲到的内容。这个时候最要紧的就是让自己能够冷静下来，最好的方式就是跟对方说，我们休息一下，等一下再回来继续对话。这一点的处理方法本身不难，难的是在那个当下，你要意识到自己有情绪了，开奖，而且这个情绪已经已经阻碍你们达成这次沟通的目的了。

5.沟通结论的确认和跟进。沟通有了结论之后，一定要对这个结论做一个确认和周知，结论的确认可以在沟通结束的当时就现场总结并获得沟通人员的确认。事后还可以用到第二点里面讲到的邮件沟通的形式进行周知。

常常见到项目中有一些沟通在口头沟通结束之后大家就各自回去执行了，半个月之后因为别的问题说起发现有一个落实的事项没有进行，原因是有人忘记执行了或者压根就不觉得当时大家共同决定了这件事情。所以结论的确认和周知很重要。周知之后还需要确保会议的决议有被执行，这需要一些跟进的机制。常见的一些跟进的方法有：

创建JIRA任务给相应的同学。

放在常规会议（定期召开）的跟进事项里面，这样这些结论会有一个固定的机制被看到和被跟进。

放在项目的流程里面，固化在日常的工作中

沟通的学问其实很大，不同的角度会有不同的理解。以上只是笔者基于过往有限的经历所梳理的一些要点，欢迎探讨！

作者：何燕华，网易资深项目经理，PMP，CSM。先后在网易私有云、网易用户中心、网易GACHA、网易LOFTER、网易云音乐等项目担任项目管理工作，积累了丰富的项目管理实践经验，并始终致力于项目的成功交付和团队的健康发展。《网易一千零一夜》主要作者之一。

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