进一步，你会发现，自己做某些工作的时间远远超出预计，为什么？是能力不足，经验不足，还是被哪些不好的习惯影响了？如何在质量不变的情况下缩短时间？

　　这个时候，你才有可能实现真正的高效。

　　4. 整理文档

　　我们在日常工作中，不可避免地会产生大量文档：报告，方案，报表，资料……这些文档，如果是杂乱无章地堆放在一起，要查点什么东西时，就会非常麻烦。

　　很多时候，明明记得下载了的资料，却忘了放在哪里；发给好几个人的文件，几经修改，不知道谁的才是最终版；想查点自己以前做过的东西，却哪里都找不到……

　　这些问题的症结，都在于没有遵循良好的文档撰写和整理规范。

　　这一点，很多大公司都有明确规定，但很多小团队往往意识不到其重要性。

　　然而，小团队固然小，文档和资料的量却未必少。处理不当，同样会造成大量的时间浪费。

　　具体来说，有这么几个原则：

　　1）文档的首页，要有版本记录。

　　任何正式文档，封面和正文之间，需要留出一页，记录该文档的版本历史。无论谁对其作出任何修改，都要在这里登记：修改人，修改时间，版本号。

　　如：Alan，2016-10-12，v21.0

　　2）文档的命名，要确立明确的格式。

　　这一点可以由团队自己确立，但需要保证所有人都按这个规范执行。

　　可以参考这样的方式：修改时间-项目名-文档名/编号-修改人-版本号

　　这种情况下，当文档的量极其庞大时，就不必打开来一个个查看了。

　　3）文档的存放，要建立良好的习惯。

　　很多人喜欢把文档全部放在桌面，等实在多到放不下了才去整理。这种习惯好不好呢？其实没关系。但关键是要统一。

　　如果你存放文档的位置不统一，有时在文件夹里面，有时在桌面，那就非常混乱，查找的时候往往要花大量时间。一旦统一起来，即使全部放在桌面，也没事，因为只需要在桌面找就可以了——就是比较难看。

　　我采取的方式是这样：

在坚果云下，按照不同项目建立文件夹；

每一个项目文件夹里面，又分为管理文件和执行文件；

执行文件再进一步按照阶段1、阶段2、阶段3划分；

每一个阶段点进去，又按照会议记录、周报、资料等类型划分；

任何时候，都不会把文档丢到桌面上，而是多点几下鼠标，为其找到准确的位置。

　　多花这几秒钟，很多时候，也许就能节省几小时的时间耗费。

　　5. 做 Checklist

　　在工作中，犯错并不可怕，可怕的是一直犯同样的错误，反复多次仍然会在同一个地方出错。

　　这个问题最好的解决方式，就是做好 Checklist。

　　在笔记软件里面，为每一项任务写好 Checklist，执行时，把它调出来，一项一项对照，看自己有没有任何一项疏漏了。

　　这个 Checklist 可以常常优化。自己犯过的错误，上级的指示，或者从各种渠道获得的信息，都可以写上去。

　　比如，跟供应商对接时，物料的尺寸、要求、细节，需要满足几道工序，验收的规格和方式是什么，现场需要具备什么条件，需要哪些人的签名，诸如此类。

　　这就是一个Checklist。

　　这些都需要按照Checklist一条条予以确认。尤其是没有明文规定但是会对结果产生影响的因素，都要写在Checklist里面，跟对方确认。

　　理论上来说，只要Checklist做得足够严密，执行时严格确认每一条，任务的完成就不会出问题。

　　如果能将这些Checklist内化，无需对照也能逐条执行，乃至能用来指导新人、或是发现工作中不合理的地方，那可以说，你在这些领域，就已经具备了专业水平。